Aplicación de un sistema online para mejorar la gestión del cese de personal en una empresa de servicios multitécnicos, Lima, 2022

Abstract

En esta investigación se diseñó e implementó un sistema en Microsoft 365 online que permitió optimizar, automatizar y mejorar la gestión del cese de personal en el área de nóminas en una empresa del rubro servicios eléctricos. Se evidenció que las empresas de este tipo de rubro tienen muchas deficiencias internas en sus procesos para cesar a un personal, esto debido a sus procesos y tecnologías rudimentarios, muy alta rotación de colaboradores, además que el personal de nóminas perteneciente al área de recursos humanos tenía una mentalidad muy reacia al cambio para el uso de tecnología emergente y de alguna metodología ágil debido al desconocimiento de todas las bondades de esta. A esto se sumaba la burocracia interna que existía en la empresa y el deslinde de responsabilidades, ya que no había un procedimiento establecido y publicado en el SGI. La principal urgencia por optimizar los procesos del área de nóminas era porque la empresa estuvo recibiendo muchos oficios de Sunafil por no pagar la liquidación dentro de las 48 horas producido el cese del colaborador y el pago de las liquidaciones más los intereses fijados por la SBS ocasionó un desbalance financiero. El objetivo general fue desarrollar e implementar una solución online de manera iterativa con las herramientas de Microsoft 365, donde para su aplicación se abordó el tema de la adopción del uso de las tecnologías emergentes, el framework Scrum y la transformación digital ya que esto involucra procesos, tecnología y personas, donde el mayor reto fue en la transformación cultural del colaborador para que esté alineado a los nuevos procesos utilizando la nueva tecnología que se implementó. Desde la implementación del sistema online la organización del rubro servicios multitécnicos logró optimizar los tiempos de ejecución del proceso cese de personal, además el área de finanzas ya no está reportando pérdidas económicas debido a esta mejora.

In this research, a system was designed and implemented at Microsoft 365 online that allowed to optimize, automate and improve the management of the severance of personnel in the payroll area in an electrical services company. It was evident that companies of this type of business have many internal deficiencies in their processes to cease a personnel, this due to their rudimentary processes and technologies, very high rotation of collaborators, in addition, the payroll staff in the area of human resources had a very reluctant mentality to change for the use of emerging technology and some agile methodology due to the lack of knowledge of all the benefits of this. In addition to this was the internal bureaucracy that existed in the company and the lack of responsibilities, since there was no procedure established and published in the SGI. The main urgency for optimizing payroll processes was because the company was receiving many Sunafil trades for not paying the settlement within 48 hours of the termination of the collaborator and the payment of the settlements plus interest fixed by the SBS caused a financial imbalance. The overall goal was to develop and deploy an online solution iteratively using Microsoft 365 tools, where the application addressed the adoption of the use of emerging technologies, the Scrum framework, and digital transformation as this involves processes. technology and people, where the greatest challenge was in the cultural transformation of the collaborator so that he is aligned to the new processes using the new technology that was implemented. Since the implementation of the online system, the organization of the multi-technical services category managed to optimize the execution times of the personnel termination process, in addition, the finance area is no longer reporting economic losses due to this improvement.